L'ufficio compone la spedizione partendo dall'anagrafica di mittenti, destinatari e mezzi. Un solo viaggio può servire più destinatari: le fermate vanno in sequenza e l'orario di arrivo viene calcolato per ognuna. La spedizione resta in dashboard con il suo stato, il mezzo assegnato e le fermate previste.
Il viaggio creato in ufficio arriva sul telefono dell'autista, con le fermate del giorno già in ordine. Su ogni ritiro e ogni consegna l'autista raccoglie la firma sullo smartphone e allega le foto della merce. L'app continua a funzionare anche senza rete, in galleria o in un magazzino interrato, e sincronizza appena il campo torna.
Mentre il viaggio è in corso, la posizione del mezzo si aggiorna ogni 20 secondi sulla mappa. Dall'ufficio si vede la tratta e a che punto è arrivato il giro, senza dover chiamare l'autista. Il tracciamento si attiva sui mezzi propri e su quelli affidati ai terzisti.
Per ogni spedizione si genera un link di tracciamento da inviare al destinatario. Il cliente apre la pagina e vede lo stato della sua consegna e l'avvicinarsi del mezzo, senza bisogno di un account. È la stessa informazione che ha l'ufficio, girata a chi aspetta la merce: una telefonata in meno per te, una risposta in più per lui.
Alla chiusura, firma, foto e CMR elettronico restano allegati alla spedizione, e il destinatario riceve un'email con l'esito e il link al documento di resa. Quando un tentativo non va a buon fine, la spedizione passa tra le riconsegne da riprogrammare e resta in coda finché non si chiude.
Ogni consegna chiusa alimenta i report. Il pannello KPI mostra le consegne per periodo e la puntualità di resa, mentre l'archivio conserva lo storico con i documenti sempre a portata. I numeri arrivano dal lavoro sul campo, così il controllo di gestione si basa su quello che è successo davvero.
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